Office Manager (1 a 2 dagen per week)

Job beschrijving

Over Engilico Engineering Solutions

Engilico is een innovatief technologiebedrijf gevestigd in Rotselaar, gespecialiseerd in geavanceerde kwaliteitscontrole- en inspectiesystemen voor de verpakkingsindustrie. Om ons team te versterken en onze operationele werking vlot te laten verlopen, zijn wij op zoek naar een georganiseerde en zelfstandige Office Manager voor 1 tot 2 dagen per week.

Functieomschrijving

Als Office Manager ben jij de administratieve spilfiguur van ons kantoor in Rotselaar. Je bent verantwoordelijk voor een breed en gevarieerd takenpakket dat bestaat uit boekhoudkundige voorbereiding, HR-administratie en algemeen kantoorbeheer. Dankzij jouw nauwkeurigheid en structuur draait de organisatie achter de schermen op rolletjes.

Jouw verantwoordelijkheden

1. Boekhouding & Financiën

• Voorbereiden en inboeken van inkomende en uitgaande facturen.
• Opvolgen van betalingen en debiteurenbeheer.
• Aanleveren van de nodige documenten aan de externe boekhouder.
• Opleveren van documenten voor jaarlijkse audit
• Verwerken van onkostennota’s en creditcards.
• Opvolgen van waardering van de stock

2. HR-Administratie

• Eerste aanspreekpunt voor het personeel voor HR-zaken
• Contactpersoon voor het sociaal secretariaat Acerta.
• Contactpersoon voor leasewagens, eigen wagens, maaltijdcheques,...
• Opvolging van prestaties, afwezigheden, ziekte en vakantiedagen van het personeel.
• Voorbereiding van de maandelijkse loonverwerking.
• Dossier voor Belspo belastingvermindering voor R&D opvolgen

3. Maandelijkse facturatie

• Opstellen en nakijken van maandelijkse timesheets voor facturatie
• Opstellen van facturen

3. Algemene Administratie & Office Management

• Beheer van de algemene e-mailbox en briefwisseling.
• Bestellen van kantoormateriaal, catering en facilitaire benodigdheden.
• Onderhouden van contacten met leveranciers en dienstverleners (IT, gebouwbeheer, verzekeringen).
• Praktische ondersteuning van het management waar nodig (bijv. boeken van reizen of het organiseren van meetings).
• Meehelpen met het organiseren van beurzen. En eventueel aanwezig zijn op beurzen om klantrelaties op te volgen.

Wat krijg je

Wat bieden wij?

• Flexibiliteit: Een afwisselende functie met veel autonomie. De werkdagen en werkuren zijn in onderling overleg vast te leggen.
• Samenwerkingsvorm: Mogelijkheid tot een contract van onbepaalde duur (deeltijds) of flexi-job
• Vergoeding: Een marktconform salaris of uurtarief, afgestemd op jouw ervaring en expertise.
• Werkomgeving: Een moderne, collegiale en professionele werkomgeving in Rotselaar met vlotte bereikbaarheid.